De coronacrisis en de periodes van verplicht thuiswerk hebben ook bij VITO voor verandering gezorgd. De afgelopen twee jaar waren een leer- en groeitraject die een impact hebben op onze fysieke en digitale werkplek, onze manier van samenwerken, onderling en met partners en klanten.
Corona leidt tot een andere kijk op werken
Net als veel andere organisaties dwong de coronacrisis VITO om de manier van werken en samenwerken op zeer korte tijd te veranderen.
De reeds ingezette modernisering van de digitale werkomgeving versnelde drastisch. Er werd volop geëxperimenteerd met nieuwe overleg- en communicatievormen. Zelfs de werkorganisatie van voor de coronacrisis werd in vraag gesteld: welke positieve elementen nemen we mee uit de coronacrisis en hoe kunnen we die omzetten in duurzame werkpraktijken? Is het nodig dat alle medewerkers op kantoor zijn? Kunnen we het aantal werkverplaatsingen beperken door andere efficiënte overlegvormen …?
Om een antwoord te bieden op die vragen, richtte VITO begin 2021 de interne werkgroep ‘Arbeidsorganisatie van de Toekomst’ op. De werkgroep vertrok van een reeks doelstellingen en uitgangspunten en bekeek die vanuit 4 perspectieven: Bricks, Bytes, Behavior en Business. Daarbij staan de eerste drie in dienst van de noden de organisatie en onze klanten (Business). Eén ding was zeker: werken bij VITO zal er heel anders uitzien na de coronapandemie.
copyright BDO
Wat je doet, bepaalt waar je werkt
Een eerste belangrijke verandering in VITO’s werkorganisatie is dat de activiteiten en interacties van medewerkers zullen bepalen waar ze werken. Onze kantoren zullen daardoor niet langer voor elke medewerker de standaard werkplek zijn. Wie geen functie heeft die verbonden is aan een vaste locatie kan dus op andere plaatsen werken, zoals thuis, bij een klant of partnerorganisatie, in een van onze andere gebouwen …
Belangrijk hierbij is dat elk team duidelijke afspraken maakt over hoe ze zullen functioneren in die nieuwe context. Vragen zoals ‘Wanneer zijn we samen op kantoor, wat plannen we op die dag, hoe duiden we zaken aan in onze agenda?’ krijgen daarbij een antwoord. In afsprakenkaders formaliseerden de teamleden collegiaal alle teamafspraken.
Herinrichting van de werkruimtes
Samen met de beslissing om medewerkers afhankelijk van hun activiteiten te laten beslissen waar ze werken, herbekeken we de rol van onze gebouwen. Na een analyse van de gebouwen werd beslist om ze opnieuw in te richten, met een focus op flexibiliteit en interactie. Concreet krijgen de gebouwen verschillende zones en ankerpunten, waar medewerkers elk type activiteit optimaal kunnen uitvoeren; individueel of in teamverband.
Na een lange periode van thuiswerken gaan we in maart aan de slag met deze nieuwe manier van werken en bouwen we samen aan onze arbeidsorganisatie van de toekomst.