Onze privacyverklaring

Het belang van gegevensbescherming

De Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek (VITO) hecht grote waarde aan het juist beschermen van de gegevens die zij verwerkt, in het bijzonder persoonsgegevens. In deze privacyverklaring wil VITO toelichten op welke wijze persoonsgegevens verwerkt en beschermd worden en welke rechten jij als betrokkene hebt.

Draagwijdte van deze privacyverklaring

VITO bestaat uit verschillende diensten en units die elk bepaalde categorieën van persoonsgegevens verwerken. Het gaat in het algemeen over persoonsgegevens die wij rechtstreeks van jouw ontvangen, bijvoorbeeld als je een bezoek brengt aan onze website vito.be of aan andere websites die door VITO worden beheerd, als je aan een evenement georganiseerd door VITO deelneemt, of nog als je, al dan niet via onze website, een sollicitatie indient.

Ook worden persoonsgegevens verwerkt die in het kader van het verlenen van dienstverlening en wetenschappelijk onderzoek worden ontvangen. Daarnaast verwerkt VITO jouw (zakelijke) contactgegevens om te gebruiken in ons CRM-systeem en om je hierbij marketinginformatie en nieuwsbrieven op te sturen.

Deze privacyverklaring heeft als doel je zo volledig mogelijk te informeren en uit te leggen hoe en waarom VITO, als verwerkingsverantwoordelijke, jouw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en bewaart alsook je te informeren over welke rechten je beschikt en op welke wijze je deze rechten kunt uitoefenen.

Verwerkingsverantwoordelijke

Als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt VITO jouw persoonsgegevens waarover het beschikt zoals bepaald in deze privacyverklaring. Dat betekent dat VITO de doeleinden en de verwerkingsmiddelen van deze persoonsgegevens bepaalt en niet alleen jouw maar ook van de toezichthoudende autoriteit de gesprekspartner is voor elke vraag over het gebruik en de verwerking van jouw persoonsgegevens. Als uniek aanspreekpunt binnen VITO voor al je vragen en opmerkingen met betrekking tot de bescherming en verwerking van persoonsgegevens door VITO hebben wij een functionaris voor gegevensbescherming (‘Data Protection Officer’ of ‘DPO’) aangesteld. Je kan de DPO bereiken op volgend adres en emailadres:

VITO 
Data Protection Officer 
Boeretang 200 
2400 Mol 
assist-dpo@vito.be

Aard, doel, rechtsgrond en bewaartermijn

VITO verzamelt gewone-, bijzondere- en strafrechtelijke persoonsgegevens.

Bij elke verwerking wordt aangegeven waarom deze verwerking dient te gebeuren.

Alle persoonsgegevens worden steeds verwerkt op basis van een rechtsbasis, vermeld in artikel 6 van de GDPR. Bijzondere en strafrechtelijke gegevens worden enkel verwerkt indien er beroep gedaan kan worden op een wettelijke uitzondering én op een rechtsbasis.

Voor de verwerking van persoonsgegevens hanteert VITO afhankelijk van de beoogde verwerking een van de volgende rechtsgronden:

  • toestemming van de betrokkene;
  • noodzaak om een overeenkomst uit te voeren;
  • wettelijk verplichting om de verwerking uit te voeren;
  • behartiging van een gerechtvaardigd belang.

Voor elke verwerking gebruiken wij enkel deze persoonsgegevens die relevant en noodzakelijk zijn voor het beoogde doel van de verwerking.

Je persoonsgegevens worden bewaard zolang dit nodig is voor de verwezenlijking van de doeleinden, om te voldoen aan contractuele en wettelijke vereisten en om onze wettelijke rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. Op basis van deze eisen werd per categorie een bewaartermijn bepaald.

Voor meer informatie i.v.m. cookies, verwijzen we je graag verder door naar ons cookiebeleid.

Datatransfers

Om je privacy te beschermen hebben de VITO personeelsleden en medewerkers alleen toegang tot jouw persoonsgegevens indien en voor zover dat noodzakelijk is om hun taken uit te voeren.

Indien contractueel of wettelijk verplicht, of indien vereist voor het algemeen belang, geeft VITO jouw gegevens door aan derden. Daarnaast doet VITO een beroep op gespecialiseerde partners in België of in het buitenland voor het uitvoeren van bepaalde diensten of om de kwaliteit van onze prestaties te verbeteren en is hierbij het doorgeven van persoonsgegevens noodzakelijk.

VITO geeft je gegevens niet door aan derden voor commercieel gebruik.

Indien VITO jouw persoonsgegevens doorgeeft naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), dan zal VITO de nodige beschermingsmaatregelen nemen conform de GDPR.

Protocollen

In het kader van samenwerkingen met overheidsinstanties waarbij doorgifte van persoonsgegevens plaatsvindt, werden protocollen opgesteld. Deze documenten worden vervolgens beschikbaar gesteld op onze website. De volgende protocollen werden afgesloten:​

Informatiebeveiliging

VITO verbindt zich ertoe om de vertrouwelijkheid en veiligheid van persoonsgegevens te waarborgen. Hierbij hebben wij een aantal technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens onder meer te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde wijziging, ongeoorloofde toegang en ongeoorloofde verwerking.

Jouw rechten

1. Recht op informatie

Als betrokkene heb je recht op informatie. Door middel van deze privacyverklaring proberen we je alvast informatie te verlenen welke gegevens wij verwerken en wat we met deze gegevens doen, op welke juridische basis we deze gegevens verwerken en aan wie we deze gegevens doorgeven.

2. Recht op inzage

Je hebt het recht om ons te verzoeken om de gegevens die we van jou bijhouden en verwerken in te kijken. Hierbij mag je een kopie vragen. Inzage in bepaalde gegevens zal enkel ter plaatste kunnen gebeuren, in overleg met onze DPO wordt dan en plaats en tijdstip afgesproken.

3. Recht op verbetering

Je hebt steeds het recht om je gegevens te laten aanpassen indien er fouten instaan.

4. Recht op gegevenswissing

Je kan eisen dat je persoonsgegevens worden gewist waarvoor er geen gegronde reden meer bestaat om deze te verwerken.

Dit recht is dus niet absoluut en kan slechts worden afgedwongen wanneer:

  • de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn om het nagestreefde doel te vervullen;
  • de persoonsgegevens zonder expliciete toestemming werden bekomen en dus onrechtmatig worden verwerkt;
  • er hiertoe een wettelijke verplichting bestaat;
  • de verleende toestemming tot verwerking wordt ingetrokken;
  • persoonsgegevens die zijn verstrekt toen je minderjarig was, kunnen op elk moment worden gewist.

5. Recht op beperking

Beperking houdt in dat jouw persoonsgegevens, de opslag ervan uitgezonderd, enkel met jouw toestemming mogen worden verwerkt voor de vaststelling, de uitoefening of de onderbouwing van rechtsvorderingen, voor de bescherming van de rechten van een ander natuurlijk of rechtspersoon of om redenen van openbaar belang.

In het algemeen kan je jouw recht op een beperking van de verwerking van persoonsgegevens gebruiken wanneer het onduidelijk is of en wanneer je persoonsgegevens zullen dienen te worden gewist. Je kan dan vragen om je gegevens niet te verwerken tot alles is aangepast, maar ook om je gegevens bij te houden en niet meer te gebruiken.

6. Recht op bezwaar

Indien we jouw persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang of een taak van van algemeen belang, dan kan je bezwaar uiten tegen de verwerking van je persoonsgegevens en zullen wij de gerechtvaardigde gronden waarop wij de verwerking baseren afwegen tegen jouw belangen, rechten en vrijheden. Zolang deze afweging gebeurt schorten wij de verwerking op.

In geval van bezwaar tegen direct marketing zullen wij automatisch stoppen met de verwerking van je persoonsgegevens voor dit doeleinde.

7. Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Je mag vragen om je gegevens te laten overzetten van VITO naar een andere organisatie.

8. Recht om niet aan geautomatiseerde besluitvorming onderworpen te worden

Je mag VITO verzoeken om je gegevens niet meer te gebruiken, tenzij er dwingende redenen zijn om dat wel te doen.

 

Zo kan je deze rechten uitoefenen

Om je rechten uit te oefenen kan je het "Aanvraagformulier uitoefenen rechten van betrokkene" (Download Word | PDF) invullen en ons deze per brief of per e-mail bezorgen, op onderstaand adres:

VITO 
Data Protection Officer 
Boeretang 200 
2400 Mol 
assist-dpo@vito.be

Afhankelijk van het voorwerp van het verzoek en om te verhinderen dat wij door frauduleuze verzoeken persoonsgegevens delen met verkeerde personen, moeten wij je identiteit verifiëren. Hiertoe zullen wij dan indien nodig vragen om ons een kopie van je paspoort of identiteitsbewijs te sturen met het bewijs van jouw volledige naam, geboortedatum en geboorteplaats; de andere delen kan je onleesbaar maken. De kopie moet wel volledig genoeg zijn om je te kunnen identificeren. Na afhandeling van je verzoek verwijderen wij deze kopie, tenzij wettelijk anders bepaald.

Bij inzage ter plaatse zal je jezelf ook moeten identificeren.

Als je vindt dat de verwerking van je persoonsgegevens een inbreuk vormt op de privacywetgeving, heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de Vlaamse Toezichtscommissie of op bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

De klachtenprocedure bij de Vlaamse Toezichtscommissie kan je terugvinden op de volgende link: https://overheid.vlaanderen.be/klachtenprocedure-vtc. Een onderdeel van de procedure is het invullen van een klachtenformulier, terug te vinden op bovenvermelde link.

De klachtenprocedure bij de Gegevensbeschermingsautoriteit kan je terugvinden op volgende link: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen. Een onderdeel van de procedure is het invullen van een klachtenformulier, terug te vinden op bovenvermelde link.

Gegevensbeschermingsbeleid

Het volledige gegevensbeschermingsbeleid van VITO kan je hier terugvinden. Hierin wordt verder toelichting gegeven over het gegevensbeschermingsbeleid binnen de organisatie, de verwerkingsbeginselen die worden gehanteerd, het register van verwerkingsactiviteiten en worden de voorgaande punten verder in detail behandeld.

Wijzigingen aan deze privacyverklaring

VITO kan deze privacyverklaring wijzigen of bijwerken om veranderingen in onze praktijken met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens of wijzigingen in de toepasselijke wetgeving te weerspiegelen. Hiertoe plaatsen we de bijgewerkte versie op onze website. Wij nodigen je dan ook uit om regelmatig de onlineversie van deze privacyverklaring te raadplegen.