Dankzij onze support medewerkers in de verschillende afdelingen en units kunnen we de core activiteit van VITO maximaal ondersteunen. Denk aan passende systemen, processen, tools en advies. Binnen support (financiële dienst, inkoop, personeel, marketing en communicatie, IT, technische dienst) werk je dienstoverschrijdend door innovatieve en kwalitatieve oplossingen voor je collega’s uit te werken.

Beschikbare jobs

COMMERCIEEL ADMINISTRATIEF MEDEWERKER

Genk
Ondersteunend
Beschrijving: 

Samen met de KU Leuven, imec en UHasselt vormt VITO EnergyVille (http://www.energyville.be/). EnergyVille wil als leidend Europees expertisecentrum de drijvende kracht zijn voor de overgang naar een duurzame energievoorziening voor grote stedelijke omgevingen. Onze onderzoekers leveren expertise aan industrie en overheden op het vlak van intelligente energiesystemen in de stedelijke omgeving - zoals smart grids en geavanceerde warmtenetten.
Momenteel zijn we op zoek naar een enthousiaste en ondernemende administratieve kracht op commercieel vlak (administratief verantwoordelijke projectwerving) en op gebied van project management.
 
Voornaamste taken:
Administratieve coördinatie projectwerving

  • Je bent verantwoordelijk voor de administratieve coördinatie van projectwerving, dit omvat zowel offertes voor industrie en (Europese) overheden als onderzoeksvoorstellen / subsidieaanvragen. Dit steeds in samenwerking met onze commercieel verantwoordelijken en project managers.
  • Je voornaamste taken liggen op het pro-actief screenen van tenderdocumenten en onderzoekscalls op administratieve vereisten,  zelfstandig alle documenten verzamelen van partners en subcontractors, voorbereiden templates en vormvereisten bewaken. 
  • Je bent verbindingspersoon met VITO Contract Office ten einde offertes en onderzoeksvoorstellen/subsidieaanvragen conform procedures in te dienen. Je vraagt ook de gunningsverslagen op bij de klant en verwerkt de aanwezige informatie in een rapport voor bespreking op commerciële vergadering.
  • Je houdt het CRM en ERP systeem up-to-date (contactbeheer, documentbeheer, administratieve flow, budgetten).
  • Je staat in voor de verslaggeving van onze commerciële vergaderingen en de opmaak van de maandelijkse commerciële rapportering.
  • Je bewaart het overzicht bewaren van alle lopende offertetrajecten, je zorgt voor de maandelijkse rapportering van de commerciële cijfers, je voert kwaliteitscontroles uit op deofferte databank in ons ERP systeem.  

Administratieve ondersteuning projectuitvoering

Je staat in voor het reactief en pro-actief ontzorgen van de onderzoekers en het management door de niet-inhoudelijke omkadering van projecten te verzorgen.

  • Je focus ligt daarbij op complexe projecten, cf. met meerdere partners, met een complexe financieringsstructuur, nieuwe opdrachtgevers, internationale context,… Meer specifiek sta je in voor:
    • Opmaak van rapporteringsformats (budgettair, administratief) op maat van project en de coördinatie van de rapportering.
    • Het invoeren, kwaliteitscontrole en aanpassen van budgetten in VITO’s ERP-systeem
    • Juridische aspecten m.b.t. contracten, subcontractors, consortium agreements, NDA’s, etc.

Je rapporteert aan de unit manager en hebt dagdagelijkse afstemming met de projectenmanagers en business developers binnen de unit. Tevens ben je in nauw overleg met de VITO centrale ondersteunende diensten (contractadministratie, research office, etc.).

DIGITALE COMMUNICATIE EXPERT

Mol
Ondersteunend
Beschrijving: 

Ben jij een digital native voor wie digital marketing en impactvolle online communicatie geen geheimen kent? Ben je gepassioneerd door duurzaamheid en wil je samen met onze onderzoekers het verschil maken in de transitie naar een duurzame samenleving? Dan heeft VITO een boeiende uitdaging voor jou.

VITO is een Vlaamse onderzoeksinstelling die dagdagelijks bezig is met innovatie en technologie om de transitie naar een duurzame toekomst te realiseren. Zowel bedrijven als overheden komen bij ons met vragen over o.a. de energietransitie, optimaal gebruik van land, water en lucht, het vangen en gebruiken van CO2, het hergebruik van materialen enz.

Als communicatieteam binnen VITO werken we samen met de business om die innovaties te vertalen in inspirerende verhalen. Elke dag is anders. Soms zijn we betrokken bij burgerprojecten zoals Curieuzeneuzen of DagVanDeWetenschap. Een ander moment organiseren we de Clean Vision Summit, een grote conferentie voor bedrijven die duurzame oplossingen zoeken. Of we vertalen complexe wetenschappelijke studies in overzichtelijke infografics en animaties. Een ding is constant: je leert elke dag nieuwe dingen en je draagt elke dag bij aan een duurzame toekomst. Ter illustratie geven we je graag een quote mee van Ewoud, lid van ons communicatieteam.

"Ik solliciteerde destijds bij VITO omdat ik mijn communicatie-expertise wou inzetten voor een organisatie die oplossingen uitwerkt voor de milieu- en klimaatuitdagingen waar onze maatschappij mee te maken krijgt. Nog geen seconde spijt van gehad. Je helpt echt het verschil maken. Ook al ben je geen onderzoeker, toch ben je als communicatiemedewerker een belangrijke schakel in de organisatie. Onderzoeksresultaten of nieuwe technologieën geraken niet vanzelf tot bij overheden, bedrijven en burgers. Dat je hier onder andere in een echt groene omgeving werkt, regelmatig kunt thuiswerken en als fietser over de nodige faciliteiten beschikt, is uiteraard mooi meegenomen." Ewoud Beirlant, Communicatie VITO

Jouw missie bij VITO? Het succes van onze online campagnes verzekeren en de online visibiliteit naar onze doelgroepen verhogen:

  • Je lanceert creatieve communicatiecampagnes in Hubspot zodat onze zichtbaarheid een boost krijgt. De inhoud wordt je aangeleverd door je communicatiecollega’s en jij zorgt voor de praktische uitwerking, monitoring en optimalisering. Een uitgebreide ervaring met Hubspot is dus noodzakelijk.
  • Je beheert en optimaliseert de VITO corporate website (Drupal), rekening houdend met de corporate, commerciële en HR objectieven van de organisatie. Je ontwikkelt en beheert specifieke project websites in samenwerking met onze IT afdeling met CRO ( Conversian Rate Optimization) praktijken in het achterhoofd.
  • Je zorgt ervoor dat onze doelgroepen hun weg vinden naar de VITO kanalen. Facebook manager, LinkedIn Campaign Manager, Twitter Adds, SEO of SEA kennen geen geheimen voor je. Je bent ook steeds op zoek naar nieuwe opportuniteiten om onze stakeholders te bereiken.
  • Analyseren en optimaliseren is jouw tweede natuur. Je bent steeds op zoek naar verbetermogelijkheden voor onze digitale kanalen. Je bent thuis in alles wat Google te bieden heeft (Analytics, Ads, Search, Data studio…) en schakelt wanneer nodig andere middelen in A/B testing, Hotjar…
  • Je adviseert en ondersteunt de communicatie business partners bij het vorm geven van digitale campagnes en rapporteert (tussentijdse) resultaten in een overzichtelijk dashboard.
 

Niet gevonden wat je zocht? Wij zijn steeds op zoek naar toptalent. Solliciteer spontaan zodat we je kunnen contacteren zodra we een geschikte vacature hebben.

HR assistant
+32 14 33 55 72